Manual de Usuario

1. Visión general del sistema

AquaControl digitaliza el registro y control del sistema de agua sanitaria en empresas con certificaciones de calidad y seguridad alimentaria (ISO 9001, IFS, BRC, FSSC 22000, APPCC). Sustituye el formulario en papel por un sistema digital: la persona responsable rellena los controles desde una tablet, y el responsable de calidad gestiona los registros, incidencias e informes desde el PC.

1.1. Arquitectura del sistema

1.2. Principios de funcionamiento

• Offline-first: todos los datos se guardan en el PC local. No se envía nada a internet. El sistema funciona sin conexión a internet.
• Multi-tablet: varias tablets pueden conectarse al mismo PC servidor de forma simultánea.
• Normativa RD 3/2023: parámetros y rangos precargados según la normativa española de calidad del agua de consumo.
• Configurable: puntos de muestreo, parámetros, rangos y circuitos se adaptan a cada empresa.
• Exportable: todos los registros se pueden exportar a Excel y generar informes para auditorías.
• Código QR integrado: el panel de administración incluye un QR dinámico en el sidebar para conectar tablets de forma inmediata.

2. Acceso al programa

2.1. Iniciar AquaControl

1. Haz doble clic en el icono AquaControl del escritorio o desde el Menú Inicio.
2. El programa arranca en segundo plano. Verás el icono en la bandeja del sistema (junto al reloj de Windows). Si no lo ves, pulsa la flecha ▲ de la bandeja.
3. El navegador se abrirá automáticamente con la pantalla de acceso.
4. Introduce la contraseña y pulsa Entrar.

2.2. Conectar la tablet mediante QR

AquaControl incluye un código QR dinámico integrado en el menú lateral (sidebar) del panel de administración. Este QR contiene la dirección exacta del formulario de la tablet y se actualiza automáticamente si cambia la IP del PC.

• Escanea el QR desde la cámara de la tablet para abrir directamente el formulario de registro.
• También puedes acceder al QR a pantalla completa haciendo clic derecho en el icono de la bandeja del sistema y seleccionando "Abrir QR para Tablet".

2.3. Cerrar AquaControl

Para cerrar el programa correctamente, haz clic derecho sobre el icono de la bandeja del sistema y selecciona Salir. No cierres solo el navegador — el servidor seguirá activo hasta que lo cierres desde la bandeja.

3. Registro diario desde la tablet

El operario accede al formulario de registro desde la tablet. Cada vez que se abre el formulario, AquaControl muestra exactamente los controles que corresponde realizar en ese momento según la programación de circuitos.

3.1. Acceder al formulario

1. En la tablet, abre Chrome y accede a la URL del formulario (o pulsa el acceso directo guardado en el escritorio).
2. Aparecerá directamente el formulario de registro del día sin necesidad de contraseña.
3. Si no hay controles pendientes, verás el mensaje "No hay controles pendientes para hoy".

3.2. Rellenar el formulario

1. Selecciona tu nombre en el campo Operario.
2. Para cada punto de muestreo visible, introduce el valor medido usando el teclado numérico de la tablet.
3. AquaControl validará el valor en tiempo real: el campo se pondrá verde si está dentro del rango aceptable, o rojo si está fuera de rango.
4. Si hay algún parámetro de tipo OK / NO OK (sabor, olor), pulsa el botón correspondiente.
5. Si un valor está fuera de rango, el campo Incidencia/acción se volverá obligatorio. Describe brevemente qué ha pasado.
6. Al terminar, pulsa Firmar y guardar.
7. Aparecerá el panel de firma digital. Firma con el dedo en la pantalla y pulsa Confirmar.
8. El registro queda guardado y puedes cerrar la tablet.

3.3. Valores fuera de rango — Protocolo de actuación

Cuando un valor está fuera de rango, AquaControl aplica el protocolo del RD 3/2023 en dos pasos:

3.4. Parámetros que aparecen en el formulario

4. Cómo funciona la programación de circuitos

Esta es la parte más importante de entender para usar AquaControl correctamente. El sistema organiza los controles en circuitos. Cada circuito define qué se mide, en qué puntos y con qué frecuencia.

4.1. ¿Qué es un circuito?

Un circuito es un grupo de controles relacionados que se realizan conjuntamente. Por ejemplo:

• El circuito Agua fría agrupa todos los puntos donde se mide la temperatura del agua fría.
• El circuito Parámetros agrupa los controles de cloro, pH, turbidez, sabor y olor.
• El circuito Depósito controla el cloro del depósito acumulador.

Cada circuito tiene un color asignado que lo identifica visualmente en el calendario laboral y en el formulario de la tablet.

4.2. ¿Qué son los puntos de muestreo?

Un punto de muestreo (PTM) es cualquier lugar físico donde se toma una medición: un grifo, una salida de ducha, un depósito, una conexión de red... Cada punto tiene un código (PTM-1, PTM-2...) y una descripción de su ubicación para que el operario sepa exactamente dónde ir.

4.3. Frecuencia por registros — la clave del sistema

AquaControl no programa los controles por días del calendario, sino por número de registros. Esto es una decisión de diseño importante:

4.4. Rotación de puntos

Algunos circuitos tienen muchos puntos de muestreo pero no es necesario medirlos todos cada vez. En estos casos el circuito está configurado como rotativo: en cada registro aparece un subconjunto diferente de puntos, rotando de forma equitativa.

Por ejemplo, el circuito de Agua caliente tiene 14 puntos pero solo aparecen 3 en cada registro. En el siguiente registro aparecen los 3 siguientes, y así sucesivamente hasta completar el ciclo.

4.5. Primer registro: siempre completo

El primer registro tras instalar o configurar AquaControl mostrará siempre todos los circuitos activos, independientemente de su frecuencia. Esto permite verificar que todo está configurado correctamente desde el primer día.

5. Panel de control (Dashboard)

El panel de control es la pantalla principal que ve el responsable de calidad en el PC. Muestra el estado del sistema de agua en tiempo real.

5.1. Tarjetas de resumen

5.2. Alertas de controles externos

En la parte superior del Dashboard, AquaControl muestra alertas automáticas sobre los controles externos que se acercan a su fecha de vencimiento. Por ejemplo:

• Si el control de Legionella caduca en los próximos 30 días, aparecerá una alerta recordatoria.
• Lo mismo para las revisiones anuales, análisis microbiológicos y cualquier otro circuito externo configurado con periodicidad.

5.3. Tabla de registros

La tabla principal muestra los registros recientes con:

• Fecha del registro.
• Operario que realizó el control.
• Estado: Activo (tiene incidencias abiertas) o sin incidencias.
• Botón Validar: el responsable de calidad puede validar el registro, lo que queda anotado con su nombre y fecha.
• Botón Informes externos: abre los documentos PDF adjuntos al registro (informes de laboratorio, etc.).
• Botón Editar: permite corregir o añadir información al registro.
• Botón Eliminar: elimina el registro (requiere confirmación).

5.4. Creación manual de registros

El Dashboard permite crear registros manualmente desde el PC, sin necesidad de usar la tablet. Esto es útil para introducir datos históricos o registros que no se pudieron hacer en su momento desde la tablet.

1. Pulsa el botón "Nuevo registro manual" en el Dashboard.
2. Rellena los campos de medición.
3. Firma con el ratón en el panel de firma.
4. Pulsa Guardar.

5.5. Gráfica de tendencia

En la parte inferior del Dashboard hay una gráfica interactiva que muestra la evolución de un parámetro a lo largo del tiempo. Puedes seleccionar qué parámetro visualizar con el desplegable:

• Cloro residual
• Temperatura agua fría
• Temperatura agua caliente
• Turbidez

5.6. Validación de registros

El responsable de calidad puede validar formalmente cada registro pulsando el botón Validar. Esto registra el nombre del validador y la fecha, tal como exige la normativa para auditorías.

6. Gestión de incidencias

Una incidencia se crea automáticamente cada vez que un valor registrado está fuera del rango aceptable. El sistema lleva un registro completo de todas las incidencias y su resolución.

6.1. Ciclo de vida de una incidencia

6.2. Ver y gestionar incidencias desde el Dashboard

1. En el Dashboard, desplázate hasta la sección Incidencias.
2. Usa el filtro de estado para ver solo las incidencias abiertas.
3. Haz clic en una incidencia para ver el detalle: parámetro, valor registrado, rango esperado y acción tomada.
4. Para resolver una incidencia manualmente, pulsa Resolver e introduce las notas de resolución.

6.3. Exportar incidencias

Las incidencias se pueden exportar de forma independiente para facilitar la preparación de informes de auditoría:

• Exportar como CSV: desde la sección de incidencias del Dashboard, usa el botón de exportación para descargar un fichero CSV con todas las incidencias filtradas por fecha y estado.
• Incluir en informe PDF: al generar un informe de auditoría (sección 7), puedes seleccionar "Solo incidencias" para obtener un informe específico de no conformidades.

7. Informes y exportación

AquaControl permite generar informes en dos formatos: Excel para análisis de datos y PDF para presentar en auditorías.

7.1. Exportar a Excel

1. Ve a la sección Informes desde el menú lateral.
2. Establece el rango de fechas con los campos Desde y Hasta.
3. Pulsa el botón Exportar Excel.
4. Se descargará un fichero .xlsx con todos los registros del periodo seleccionado.

7.2. Generar informe para auditorías (impresión / PDF)

AquaControl genera una vista de impresión optimizada para auditorías. El informe se imprime directamente desde el navegador, o se guarda como PDF:

1. Ve a la sección Informes.
2. Establece el rango de fechas.
3. Selecciona el contenido: Todos, solo Registros o solo Incidencias.
4. Pulsa Generar informe. Se abrirá una vista de impresión en el navegador.
5. Usa Ctrl+P (o el botón Imprimir del navegador) para imprimir en papel o guardar como PDF seleccionando "Guardar como PDF" en el selector de impresora.

7.3. Contenido del informe

8. Circuitos externos — Documentación de laboratorio

Además de los controles que realiza el propio operario, existen análisis y revisiones que llevan a cabo empresas externas: análisis de Legionella, revisiones anuales, revisiones quinquenales, etc. AquaControl permite adjuntar y centralizar toda esta documentación.

8.1. ¿Qué es un circuito externo?

Un circuito de tipo externo no genera formularios en la tablet. En su lugar, sirve como carpeta digital donde se adjuntan los informes PDF que proporciona la empresa externa. Así toda la documentación del sistema de agua queda centralizada en AquaControl.

8.2. Ejemplos de uso habitual

8.3. Configuración de periodicidad

Los circuitos externos permiten configurar una fecha de inicio y una periodicidad en días. AquaControl calcula automáticamente cuándo corresponde el próximo control y muestra alertas en el Dashboard cuando se acerca la fecha (ver sección 5.2).

8.4. Adjuntar un informe externo

El paso más importante es seleccionar primero el circuito, para que el PDF quede vinculado al circuito correcto:

1. Ve a la sección Informes externos desde el menú lateral.
2. En el desplegable, selecciona el circuito externo al que pertenece el informe (ej: Legionella, Revisión anual, Análisis microbiológico...).
3. Pulsa Subir informe PDF y selecciona el fichero.
4. El informe queda vinculado al circuito seleccionado y accesible para consulta.

9. Gestión de documentos de empresa

AquaControl incluye un módulo de gestión documental que permite centralizar documentos de la empresa relacionados con el sistema de agua. Esto facilita tener toda la documentación necesaria para auditorías en un solo lugar.

9.1. ¿Para qué sirve?

Esta sección está pensada para almacenar documentos generales de la empresa que no están vinculados a un circuito externo concreto, pero que son relevantes para la gestión del agua:

• Planos de la instalación hidráulica.
• Certificados de desinfección.
• Protocolos internos de actuación.
• Contratos de mantenimiento.
• Cualquier documento que pueda ser requerido en una auditoría.

9.2. Categorías de documentos

Los documentos se organizan por categorías personalizables. Puedes crear las categorías que necesites desde Configuración > Documentación. Ejemplos de categorías:

• Planos e instalaciones
• Certificados
• Protocolos y procedimientos
• Contratos

9.3. Subir un documento

1. Ve a Configuración > Documentación.
2. Selecciona la categoría del documento.
3. Pulsa Subir documento y selecciona el fichero.
4. El documento queda almacenado y accesible desde la sección de documentación.

10. Configuración del sistema

La sección de Configuración es donde el responsable de calidad adapta AquaControl a su empresa. Se accede desde el menú lateral. Está organizada en pestañas.

10.1. Pestaña General — Datos de empresa

10.2. Pestaña Puntos de muestreo

Aquí se gestionan todos los puntos físicos donde se realizan mediciones.

• Añadir punto: pulsa "+ Nuevo punto" e introduce el código (PTM-1, PTM-2...), nombre descriptivo y ubicación.
• Editar punto: haz clic en el icono de edición para modificar el nombre, código o ubicación. El historial de registros anteriores no se ve afectado por cambios de nombre.
• Reordenar: usa las flechas ▲▼ para cambiar el orden en que aparecen en el formulario de la tablet.
• Desactivar: los puntos que ya tengan registros no pueden eliminarse para proteger el historial. En su lugar, puedes desactivarlos. El punto desaparece de los circuitos y de la tablet, pero su historial queda íntegro.
• Reactivar: un punto desactivado puede volver a activarse en cualquier momento y estar disponible de nuevo para asignarlo a circuitos.
• Borrar: solo es posible borrar definitivamente un punto que no tenga ningún registro de medición asociado.

10.3. Pestaña Circuitos

Los circuitos definen qué grupos de mediciones se realizan y con qué frecuencia.

10.4. Pestaña Parámetros

Gestiona los parámetros que se miden y sus rangos aceptables. Vienen precargados los del RD 3/2023 pero son totalmente editables.

• Puedes modificar el valor mínimo y máximo de cualquier parámetro.
• Puedes activar o desactivar parámetros según las necesidades de tu empresa.
• Puedes añadir parámetros personalizados (conductividad, color, E.coli periódico, etc.).
• Cada parámetro tiene un tipo de entrada: numérico o booleano (OK/NO OK).

10.5. Pestaña Operarios

Lista de personas autorizadas a realizar registros. El operario selecciona su nombre en el formulario de la tablet antes de rellenar los datos.

• Añade todos los operarios que puedan realizar controles.
• Puedes desactivar operarios que ya no estén en la empresa sin perder sus registros históricos.
• Los nombres aparecerán en los informes PDF y en el Dashboard.

10.6. Pestaña Informes externos

Desde esta pestaña se gestionan los informes PDF de las empresas externas. Consulta la sección 8 para más detalle sobre los circuitos externos.

10.7. Pestaña Documentación

Permite gestionar los documentos generales de la empresa (planos, certificados, protocolos, contratos). Consulta la sección 9 para más detalle.

• Crear categorías: organiza los documentos por tipo.
• Subir documentos: adjunta ficheros a la categoría correspondiente.
• Consultar: todos los documentos quedan accesibles para descarga.

10.8. Pestaña Calendario laboral

El calendario laboral es una herramienta visual para el responsable de calidad. Permite marcar los días festivos y no laborables y ofrece una visión mensual completa del estado de los controles.

Cómo marcar un día como festivo:

1. Ve a Configuración > Calendario.
2. Navega al mes deseado con las flechas ← →.
3. Haz clic sobre el día que quieres marcar como festivo. El día se pondrá en rojo.
4. Para desmarcar un festivo, haz clic de nuevo sobre él.

10.9. Pestaña Backup

Gestión de copias de seguridad. Consulta la sección 11 para instrucciones detalladas.

10.10. Pestaña Licencia

Consulta y activación de la licencia. Consulta la sección 12 para más detalle.

11. Copias de seguridad

AquaControl realiza copias de seguridad automáticas de la base de datos después de cada registro. La copia se guarda en C:\BackupAqua.

11.1. Tipos de copia

11.2. Qué incluye la copia de seguridad

La copia de seguridad incluye todos los datos del sistema:

• Todos los registros de medición y sus valores.
• Incidencias y acciones correctivas.
• Configuración de circuitos, puntos de muestreo y parámetros.
• Operarios y documentación externa adjunta.
• Documentos de empresa subidos a la sección de documentación.
• Calendario laboral: los días marcados como festivos se conservan y se restauran al importar el backup.
• Logo de la empresa.

11.3. Hacer una copia manual

1. Ve a Configuración > Backup.
2. Pulsa el botón Hacer copia ahora.
3. Verás la copia en la lista de ficheros disponibles.

11.4. Restaurar una copia de seguridad

1. Ve a Configuración > Backup.
2. En la lista de copias disponibles, localiza la que quieres restaurar.
3. Pulsa Importar sobre esa copia.
4. El sistema importará los registros, la configuración y el calendario de la copia que no existan en la base de datos actual (merge). No sobreescribe registros existentes.
5. Reinicia AquaControl para asegurarte de que todo está correcto.

11.5. Recomendaciones

• Copia la carpeta C:\BackupAqua periódicamente a un disco externo o a la red de la empresa.
• No almacenes las copias solo en el mismo PC que el programa. Si el PC falla, perderías tanto los datos como el backup.
• Los ficheros de backup son portables: si cambias de PC, copia la carpeta BackupAqua al nuevo equipo e importa desde Configuración > Backup.

12. Licencia

12.0. Cómo adquirir la licencia

La licencia se compra desde trazia.net/aquacontrol. Durante el proceso de pago hay dos pasos importantes para que la factura quede correcta:

1. Pulsa Comprar ahora en la página del producto.
2. En la pantalla de pago de Stripe, marca la casilla "Estoy comprando como empresa". Esto desplegará los campos de razón social, dirección fiscal y CIF/NIF. Rellénalos correctamente para que la factura sea válida.
3. En el campo de tarjeta verás la opción de usar Stripe Link (autocompletado). Pulsa "Pagar sin Link" e introduce los datos de la tarjeta manualmente. Esto asegura que los datos de facturación que has introducido sean los que aparezcan en la factura.
4. Completa el pago. Recibirás un email con un link de acceso al área de cliente donde podrás ver y copiar tu clave de licencia.

12.1. Estado de la licencia

Puedes consultar el estado de tu licencia en cualquier momento desde Configuración > Licencia.

12.2. Activar la licencia

1. Ve a Configuración > Licencia.
2. Pega el token de licencia (64 caracteres) que recibiste por email tras la compra.
3. Pulsa Activar licencia.
4. El sistema verificará el token con trazia.net (requiere internet solo en este momento).
5. Una vez activada, la licencia queda vinculada a este equipo de forma permanente.

12.3. Código promocional

Si has llegado a AquaControl a través de un colaborador o distribuidor, es posible que tengas un código promocional que extiende el trial de 15 a 30 días.

1. Durante el trial, ve a Configuración > Licencia.
2. Introduce el código promocional en el campo correspondiente.
3. Pulsa Activar.
4. El trial se extiende automáticamente a 30 días desde la fecha de instalación.

12.4. Transferir la licencia a otro equipo

La licencia está vinculada al equipo donde se activó. Si necesitas cambiar de PC, contacta con el soporte de TrazIA en soporte@trazia.net indicando tu número de licencia para gestionar la transferencia.

12.5. Claude Desktop — Tu asistente para configurar y gestionar la aplicación

AquaControl incluye integración con Claude Desktop, el asistente de inteligencia artificial de Anthropic. En lugar de navegar por menús y rellenar formularios uno a uno, puedes hablar con Claude en lenguaje natural para configurar y gestionar toda la aplicación.

12.5.1. Configuración inicial — Claude Desktop como asistente de arranque

La función principal de Claude Desktop es ayudarte a poner en marcha la aplicación desde cero. En vez de crear circuitos, puntos de muestreo y parámetros manualmente, puedes pedírselo directamente:

• Crear circuitos de muestreo: "Necesito un circuito de agua fría con 5 puntos de muestreo, medición diaria de cloro y temperatura"
• Crear puntos de muestreo: "Aquí tienes un Excel con nuestros 20 puntos de muestreo. Créalos todos."
• Configurar parámetros: "Medimos cloro libre (0,2–0,8 mg/l), pH (6,5–8,5) y temperatura de agua fría (máx. 20 °C)"
• Importar histórico: "Aquí tienes una foto/PDF de nuestro antiguo registro en papel. Crea el equivalente en la aplicación."
• Crear operarios: "Tenemos 3 operarios. Se llaman Lorena, Joel y Sarai."

12.5.2. Cómo funciona — Conversación paso a paso

La interacción con Claude es una conversación natural. Él va preguntando lo que necesita y tú vas respondiendo:

12.5.3. Gestión del día a día

Una vez configurada la aplicación, Claude Desktop sigue siendo útil para consultar y gestionar los datos del día a día:

12.5.4. Ecosistema integrado

Todas las aplicaciones TrazIA (AquaControl, CleanControl, MaintenControl, VisitControl) se conectan simultáneamente a Claude Desktop. Esto permite hacer consultas cruzadas entre aplicaciones desde una sola conversación:

• "¿Hay alguna incidencia abierta en agua o en limpieza?" — consulta AquaControl y CleanControl a la vez.
• "Resumen del estado de todas las aplicaciones TrazIA" — obtiene estadísticas de todas las apps conectadas.

12.5.5. Cómo conectar Claude Desktop

Para conectar Claude Desktop con AquaControl, sigue estos pasos:

1. Asegúrate de que tu operario tiene un email configurado en Configuración > Operarios.
2. Ve a Configuración > Licencia, sección Claude Desktop.
3. Pulsa el botón correspondiente según tu caso:

4. Reinicia Claude Desktop para que detecte la nueva configuración.

12.5.6. Configuración inicial paso a paso

El caso de uso más potente de Claude Desktop es configurar toda la aplicación desde cero mediante una conversación guiada. En lugar de navegar por menús, simplemente explica tu situación:

12.5.7. Qué puedes preguntar a Claude

Además de la configuración inicial, Claude Desktop puede ayudarte con herramientas avanzadas de gestión. Algunos ejemplos:

• «¿Hay incidencias de agua pendientes?»
• «¿Qué registros se han hecho esta semana?»
• «Crea un nuevo circuito de agua fría con 3 puntos de muestreo»
• «Añade el parámetro pH con rango 6.5–9.5»
• «Copia los operarios de CleanControl» — importa automáticamente operarios de otra app TrazIA
• «Configura la empresa con el nombre Alimentaria García S.L.»
• «Muéstrame la tendencia de cloro del último mes»
• «¿Qué circuitos tienen valores fuera de rango?»

13. Importador de Datos

El Importador de Datos es una herramienta integrada en AquaControl que permite fusionar y combinar ficheros Excel de forma visual, sin necesidad de software externo. Útil para consolidar registros de diferentes períodos, migrar puntos de muestreo o circuitos desde otro sistema, o combinar datos de varias instalaciones.

Accede desde Configuración → 📊 Importador (se abre en una pestaña nueva del navegador).

13.1. Cuándo usarlo

• Fusionar el histórico de análisis de agua de diferentes períodos en un solo fichero.
• Importar puntos de muestreo o circuitos exportados desde otro sistema de control.
• Combinar datos de varias instalaciones o delegaciones eliminando duplicados.
• Actualizar registros existentes con datos de una fuente externa.

13.2. Pasos de uso

1. Cargar ficheros: selecciona el fichero maestro (tu base principal, estructura de referencia) y el fichero fuente (los datos nuevos a incorporar). Ambos deben ser ficheros .xlsx o .xls.
2. Configurar: elige la columna clave que identifica unívocamente cada fila (por ejemplo, Código de punto o ID de análisis) y el modo de resolución de conflictos.
3. Mapear columnas: asigna qué columna del fichero fuente corresponde a cada columna del fichero maestro. El sistema propone el mapeo automáticamente por similitud de nombres — revísalo y ajusta si es necesario.
4. Previsualizar y descargar: revisa el resumen (filas idénticas, filas nuevas, conflictos) y descarga el Excel resultante con todos los datos fusionados.

13.3. Modos de resolución de conflictos

13.4. Resultado descargado

El fichero descargado (trazia_importacion.xlsx) contiene todas las filas en un único formato con las columnas del fichero maestro. Puedes revisarlo antes de importarlo en AquaControl mediante los botones de importación de cada sección.